مدیریت زمان و کسب وکار
۱) کار درست را در زمان درست انجام دهید
حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمیتوان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که میتوان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویتبندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمیدهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک میکند که کارها را خوب مدیریت کنید.
۲) قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید
فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویتبندی کنید. هنگام اولویتبندی موضوعات اصلی، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز میکنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث میشود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار میکنید، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هریک میدانند فردا چه کاری باید انجام دهند.
۳) ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشتهاید، انگیزش بالا داشتهاید و تماماً متمرکز به کارتان بودهاید را بشمارید. این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکلترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.
۴) از جلسات حداکثر استفاده را ببرید
برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دورهای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحثهای مختلف پر میشود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشکیل دهید نه براساس قاعده. دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزههای بحث باید اولویتبندی شوند. جلسات ساختیافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز میکنند. این کار منجر به جلسات کوتاهتر و پربارتر میشود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را میدهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث میشود که جلسات شما مؤثرتر و آموزندهتر شوند.
سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما میدانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث میشود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیرمعمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو میشوید.
۵) میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار میکند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز میگردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دستهبندی و بایگانی شوند، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه میکند.
